خانه » مطالب » ترفندها » ترفندهای کاربری در نرم افزار word
ترفندهای کاربری در نرم افزار word

نرم افزار Word جزو ابزار هایی است که تمام کاربران با آن کم و بیش سرو کار دارند پس لازم است تمام کاربران ترفند های این ابزار را بدانند تا بتوانند از آن به نحو احسن استفاده کنند.در این مقاله، به بررسی پرکاربرد ترین تکنیک ها و ترفندهای کاربری در نرم افزار word میپردازیم. این نکات باعث میشوند بتوانید با سرعت و راندمان بهترین با نرم افزار ورد کار کنید.

ترفندهای کاربری در نرم افزار word

ترفندهای کاربری در نرم افزار word

 

روش صفحه‌آرایی یک کتاب در سایز وزیری

1- پنجره Page Setup را باز می‌کنیم.
2- در قسمت Paper گزینه Paper Size را روی A4 قرار می‌دهیم.
3- در قسمت Margins، سایزهای 5 5 4 4 را قرار می‌دهیم. البته این سایز تا 0.3 قابل تغییر است.

 

روش تایپ متن فارسی و انگلیسی

همانطور که می‌دانید هنگام تایپ متن فارسی اگر بخواهید کلمات انگلیسی را هم تایپ کنید، چیدمان سند به هم می‌خورد. برای اینکه این مشکل را حل کنید، باید صفحه را به صورت راست چین قرار دهید. بدین منظور باید Ctrl+Shift سمت راست کیبورد را فشار دهید. برای چیدمان متن انگلیسی نیز باید Ctrl+Shift سمت‌ چپ کیبورد را بفشارید.

 

روش قرار دادن کادر صفحه

بدین منظور در منوی Page Layout، زیر منوی Page Background, گزینه Page Borders را کلیک کنید.

 

بخش بندی کردن صفحات

در منوی Page Layout و زیر منوی Page Setup، روی گزینه Breaks و سپس Next Page کلیک کنید.

 

روش تبدیل متن به جدول

از منوی Insert و زیر منوی Convert Text to Table، این کار را به راحتی می‌‌توانید انجام دهید.

 

روش تنظیم فاصله خطوط

Ctrl+1: فاصله بین دو خطوط عادی می‌شود.
Ctrl+2: فاصله بین دو خطوط دوبرابر می‌شود.

 

روش تایپ اعداد فارسی در ورد 2003

برای هماهنگ کردن اعداد با متن فارسی که تایپ می‌کنید، کافیست از منوی Tools به قسمت Options بروید، در پنجره باز شده بر روی تب Complex Scripts کلیک نمایید. حالا در قسمت General و از کادر کشوئی روبروی عبارت Numeral, گزینه Context را انتخاب کنید. اینکار موجب می‌شود تا اعداد شما هنگام تایپ با همان زبانی که تایپ کرده‌اید نشان داده شوند. از این به بعد هنگام تایپ متن فارسی اعداد بصورت خودکار، فارسی نشان داده می‌شوند و هنگام تایپ متن انگلیسی، اعداد تایپ شده بصورت خودکار انگلیسی نشان داده می‌شوند.

 

روش تایپ اعداد فارسی در ورد 2007 و 2010

بدین منظور باید نسخه 2010 بر روی File و در نسخه 2007 بر روی آرم MS (در بالا سمت چپ) کلیک کنید. سپس گزینه Option را انتخاب کنید.
بعد از انتخاب گزینه Option، در قسمت سمت چپ Advanced را انتخاب کرده و سپس Show Document Content را پیدا کنید. در زیر این بخش به دنبال عبارت Numeral بگردید، بعد از یافتن این عبارت، در جلوی آن منوی کشویی را باز کرده و مقدار آن را به Context تغییر دهید.

 

روش چاپ A5 در نصف صفحه A4

زمانی که یک سند با ابعاد A5 را برای پرینت گرفتن ارسال می‌کنید، چاپگر آنرا در وسط صفحه چاپ می‌کند. برای اینکه بتوانید در هر یک از کاغذهای A4 دو صفحه چاپ کنید باید بعد از فشردن کلیدهای Ctrl+P یا انتخای Print از منوی File در قسمت Zoom در مقابل Page Per Sheet گزینه Pages2 را انتخاب کنید.

 

مرتب سازی جدول در Word

گزینه Sort در منوی Table را انتخاب کنید، در مقابل Sort by نام ستونی که قصد مرتب کردنش را دارید وارد کنید.
گزینه Type نوع داده‌های موجود در جدول را مشخص می‌کند.(متن یا عدد)
با استفاده از Then by می‌توانید ستون‌های دیگر را مرتب سازید و توسط has My List باید مشخص کنید آیا سرتیتر دارید یا خیر. اگر روی Header Row کلیک کنید هنگام مرتب سازی عنوان را جابجا نمی‌کند.
گزینه Ascending بطور صعودی و گزینه Descending بطور نزولی مرتب‌ سازی می‌کند.

 

ترسیم چندین شکل هندسی

در Word پس از هر بار ترسیم اشاره‌گر ماوس به شکل اصلی خود باز می‌گردد و برای دوباره کشیدن یک شکل باید دوباره آن گزینه را انتخاب کرد. در مواردی که می‌خواهید از یک شکل چندین بار ترسیم کنید می‌توانید روی آن گزینه در نوار Drowing دو بار کلیک نمایید، به این ترتیب Word روی این گزینه قفل می‌شود، تا زمانی که کلید Esc را بفشارید یا دوباره روی گزینه ترسیمی کلیک کنید.
برای Auto Shape ها ابتدا باید نوار ابزار مربوطه را بطور مستقل بیاورید، برای اینکار می‌توانید خط افقی بالای هر زیر منو را بکشید.

 

تغییر فواصل بین خطوط

ابتدا متن مورد نظر خود را انتخاب کنید. برای نرمال کردن فاصله Ctrl+1، دوبرابر کردن فاصله Ctrl+2، و برای یک و‌ نیم برابر کردن فاصله Ctrl+5 را فشار دهید.

 

حذف فرمت‌ها در حین کپی‌کردن و چسباندن

تنها هنگام چسباندن بجای Ctrl+V یا Paste ، باید از منوی Edit گزینه Paste Special را انتخاب کرده و بعد از باز شدن کادر جدید Unformatted را انتخاب کنید. در این حالت مطالبی که در Word کپی می‌کنید، بدون اضافات چسبانده می‌شود. (مثلا حذف لینک و یا فونت و رنگ های متنی که کپی گرفته اید)

 

جلوگیری از تکه شدن یک پاراگراف هنگام رفتن به صفحه بعد

پاراگراف را انتخاب کرده و روی آن کلیک راست کنید و Paragraph را انتخاب کنید. وارد زبانه Lines and Page Breaks شوید و Keep Lines together را علامت بزنید.

 

یکی برای همه در Word

در Word کاربران مبتدی معمولاَ تیترها و عنوان‌ها را بطور دستی تغییر می‌دهند، اما اگر قدری حرفه‌ای باشند قبل از اینکار Style یک عنوان را تغییر می‌دهند و برای عنوان‌های مشابه از آن Style استفاده می‌کنند.

بدین منظور از منوی Format گزینه Formatting Style and را انتخاب کنید تا یک پنجره در سمت راست مانیتور اضافه شود. اکنون می‌توانید با استفاده از New Style به ایجاد یک طرح برای عنوان خود بپردازید و یا از Style های آماده استفاده کنید.

از دیگر ویژگی‌ های استفاده از این روش این است که اگر شما هنگام ایجاد یک Style جدید و یا در کادر Modify سایر Style های موجود گزینه Automatically Update را علامت بزنید، اگر یکی از عنوان‌ها را تغییر دهید سایر عنوان‌هایی که از این Style استفاده می‌کنند نیز تغییر می‌کنند.

 

خط‌کشی با Word

ابتدا دقت کنید در منوی View گزینه Ruler تیک خورده باشد. عبارت مورد نظر خود را بنویسید سپس روی گوشه سمت چپ خط‌کش بالای صفحه چندین بار کلیک کنید. مشاهده می‌کنید که علائم آن تغییر می‌کند.
نشانه مورد نظر خود را می‌توانید چپ چین، راست چین یا وسط چین باشد انتخاب کنید. سپس روی خط‌کش افقی در محل مورد نظر کلیک کنید تا نشانه در آنجا ایجاد شود. اکنون به ابتدای عبارت مورد نظر بروید و کلید Tab را فشار دهید تا عبارت شما به محل مورد نظر انتقال یابد.
برای تعیین دقیق فاصله‌ها و همچنین پرکردن فاصله ایجاد شده به وسیله نقطه چین از منوی Format گزینه Tab را انتخاب کنید.

 

ویرایش متن قبل از چاپ

هنگامی که در صفحه پیش نمایش چاپ (Print Preview) قرار دارید بطور معمول نمی‌توانید متن خود را اصلاح کنید. اما اگر کلید Magnifier را که با علامت ذره‌بین در کنار علامت چاپگر وجود دارد خاموش کنید، می‌توانید به ویرایش متن و اصلاح متن خود بپردازید.

 

تغییرات در منو و اضافه کردن منوی جدید در Word

برای ایجاد تغییرات در منوها ابتدا از منوی Tools گزینه Customize را انتخاب کنید. هنگامی که پنجره Customize باز است شما می‌توانید با راست کلیک روی منوها و زیرمنوها تغییرات دلخواه مانند تغییر در نام و تصویر را اعمال نمایید یا با کشیدن و رها کردن جای آنها را تغییر دهید.
برای اضافه کردن منوی جدید در پنجره Customize وارد زبانه Commands شده و در قسمت Categories روی New Menu کلیک کنید.
پس از اینکار New Menu نوشته شده در قسمت Commands را با ماوس گرفته و در زیر منو قرار دهید.

 

جایگزین کردن عبارت در Word

در منوی Edit بر روی Replace کلیک کرده و در بخش Find What کلمه فعلی و در بخش Replace کلمه‌ای را که می‌خواهید جایگزین کنید، تایپ نمایید.
با کلیک بر روی Replace All تمام کلمه‌های جدید جایگزین کلمات قبلی خواهند شد.

 

پاورقی در Word

مکان نما را به کنار کلمه‌ای ببرید که می‌خواهید در مورد آن توضیح دهید. از منوی Insert گزینه Reference و سپس Footnote را انتخاب کنید. در قسمت Location می‌توانید مکان قرار گرفتن توضیحات را مشخص کنید و در بخش Format هم می‌توانید نوع شماره‌گذاری را مشخص نمایید.

همچنین می‌توانید در مقابل Numbering تعیین کنید که شماره‌گذاری‌ها در تمام صفحات ادامه داشته باشند (Continuos) ، و یا اینکه در هر صفحه از اول شروع شوند (Start Each Page).

 

 

تکنیک هایی در نرم افزار Word وجود دارند که به شما کمک میکنند تا با سرعت بیشتری کارهای خود را انجام دهید.

 

هفت تکنیک برای افزایش سرعت کار با نرم افزار Word :

1- با فشردن کلید Shift+F5 می توانید به قسمتی از متن که به تازگی تغییری در آن ایجاد کرده‌اید، بروید. فشردن مجدد این کلیدها شما را به قسمت‌های تغییر یافته متن می برد.
2- اگر فرمت قسمتی از متن را تغییر داده‌اید، مثلاَ رنگ یا نوع فونت آن را عوض کرده‌اید و حالا می‌خواهید به همان وضعیت پیش فرض Word برگردانید، می‌توانید آن بخش از متن را انتخاب و کلیدهای Ctrl+spac را فشار دهید.
3- وقتی می‌خواهید بخشی از متن را انتخاب نمائید، می‌توانید کلید Alt را پایین نگه‌داشته و با ماوس بکشید. اینکار باعث می‌شود عمل انتخاب بصورت مستطیل شکل انجام شود و سرعت شما بطور چشم‌گیری افزایش یابد.
4- وقتی در حال تایپ کردن یک متن انگلیسی هستید و به دنبال مترادف یک کلمه خاص می‌گردید، کافیست نشانگر را در کنار و یا در زیر کلمه مربوطه ببرید و کلیدهای Shift+F7 را فشار دهید. با اینکار فهرستی از کلمات مترادف آن کلمه خاص نمایش داده می‌شود. (مشروط بر اینکه دیکشنری پیش فرض ورد نصب شده باشد)
5- در پنجره Print Preview شما می‌توانید پیش از پرینت گرفتن، پیش نمایشی از فایل خود را ببینید. برای انجام تغییرات در همین صفحه، کافیست روی آیکون Magnifier کلیک نمائید تا اجازه تصحیح در متن به شما داده شود.
6- اگر می‌خواهید همزمان دو بخش مختلف از یک Document را ببینید، می‌توانید فایل مربوطه را در نرم‌افزار Word باز کرده، ماوس را بالای فلش موجود در بالای نوار لغزان نگه‌دارید تا نشانگر ماوس به شکل دو خط موازی با دو فلش در بالا و پائین آن درآید. آنگاه کلیک کرده و بدون رها کردن ماوس آنرا به سمت پائین بکشید. حال صفحه به دو قسمت تقسیم می‌شود که در هر دو بخش همان فایل نمایش داده می‌شود و همزمان می‌توانید دو بخش مختلف فایل را ببینید و ویرایش کنید.
7- فرض کنید یک فایل طولانی دارید و پیدا کردن مطالب برایتان دشوار است، کافیست گزینه Document Map را از منوی View انتخاب کنید تا فهرستی از عناوین Document شما را نشان دهد. حال با کلیک بر هر عنوان به آن قسمت از فایل خود پرش می‌کنید.

 

تغییر حروف بزرگ به کوچک

چنانچه بخشی از متن و یا تمام آن با حروف بزرگ انگلیسی تایپ شده و تصمیم دارید آنها را به حروف کوچک تغییر دهید کافیست پس از انتخاب نوشته دکمه‌های Shift+F3 را همزمان فشار دهید، این فرمان سه حالت را برای شما نمایش می‌دهد:

1- کلیه حروف را کوچک کند.
2- کلیه حروف را بزرگ کند.
3- حروف اول کلمات را بزرگ کند.

امیدواریم مطالعه این مقاله باعث شود از این پس راندمان بیشتری در هنگام کار با نرم افزار ورد داشته باشید.

(بدون امتیاز)
Loading...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *